С 1 января 2020 года в России начнется переход на электронные трудовые книжки. О причинах и подробностях перехода рассказывает управляющий Омским отделением ПФР Ольга Ступичева.
– Ольга Ивановна, почему мы в принципе переходим на электронные трудовые книжки?
– Во-первых, это требование времени. Большинство россиян пользуются интернетом, у всех есть мобильные телефоны и электронная почта. В нашу жизнь вошли электронные билеты на поезда и самолеты, безналичные расчеты в магазинах, даже электронный дневник в школе. То есть люди умеют всем этим пользоваться. Во-вторых, уже есть вся нужная инфраструктура, которая позволяет эти данные обрабатывать, передавать и защищать.
– Бумажные документы морально устаревают?
– Скажем так, они становятся менее удобны и для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку – приходится информацию обо всех местах работы восстанавливать, а уже не всегда это можно сделать, если предприятие закрылось. Бывает, что сотрудники кадровых служб неправильно вносят название должности, что становится проблемой при определении права на льготную пенсию. Бумажный носитель легче подделать. Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать будет проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.
Вот, скажем, вам понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то еще. Сейчас вы идете в кадры и просите ее сделать. Это не всегда быстро – по закону в течение трех дней. Если все будет в цифровом виде, то через личный кабинет на сайте ПФР вы эту же услугу получите за минуту. Сможете сразу распечатать выписку или отправить ее по электронной почте в любую организацию. И ее везде примут. Плюс сможете оформить пенсию дистанционно. Не нужно будет в качестве подтверждения приносить еще один документ.
– В чем выгода работодателя?
– Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги. Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчетности. В-третьих, сотрудники их заполняют вручную. В-четвертых, если что-то произойдет, трудовые книжки придется восстанавливать – например, после стихийного бедствия или пожара...
Сегодня у работодателя отчетность и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ, так что это вполне закономерный шаг.
Организации, где меньше 25 сотрудников, смогут воспользоваться кабинетом страхователя на сайте ПФР. Они смогут эту информацию просто отправлять онлайн – как по электронной почте.
– Но ведь в этом случае тоже будет человеческий фактор…
– Информацию, представляемую работодателями, сотрудники Пенсионного фонда давно перепроверяют при помощи получаемой от налоговой службы отчетности. В электронной трудовой книжке будет содержаться дополнительная информация – данные о приеме, увольнении и переходе на другую должность, занимаемая должность (профессия), а также номера приказов о кадровых изменениях. То есть мы охватываем всю информацию, которая есть в трудовой книжке, и переводим ее в электронный вид.
Гражданин сможет следить за своей электронной трудовой в режиме реального времени и даже сохранять себе на компьютер. Собственно, в отношении пенсионных прав это можно делать уже сейчас – через личный кабинет на сайте ПФР можно увидеть, сколько страховых взносов за вас перечислил работодатель, сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов уже накопилось для оформления пенсии.
– Что произойдет с 1 января? Работодатели нам всем раздадут трудовые книжки?
– Не совсем. С 1 января 2020 года все компании начнут ежемесячно представлять в ПФР дополнительную информацию о трудовой деятельности. Что касается граждан, для них действует переходный период – один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, или нет. Если человек не напишет заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.
– Как будет защищена информация? Возможны ли ее хищения или удаление?
– Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Функцию по ведению персонифицированного учета пенсионных прав граждан Пенсионный фонд ведет с 1997 года, то есть в фонде накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. Во всех подразделениях ПФР есть специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Сегодня в большинстве развитых стран данные о трудовой биографии граждан перекочевали в информационные системы и в базы данных пенсионных фондов, так что мы идем по пути мирового прогресса.